Von der ersten bis zur letzten Minute liegt die Veranstaltung in den Händen der Teamleitung. Je nach Location beginnt das bereits bei der Kontrolle und Pflege des Personalverwaltungssystems sowie der Erstellung von Arbeitsplänen für die Mitarbeiter. Auch die Koordination und Einteilung des Teams vor Ort, die Ausstattung der Mitarbeiter mit dem nötigen Equipment sowie ein ausführliches Briefing vor Schichtbeginn und individuelle Einweisung in die jeweiligen Positionen gehören dazu. Nicht zuletzt liegt auch die Verantwortlichkeit für eine korrekte Finanzverwaltung und Kassenabrechnung der Bars, Garderoben und des Programmverkaufs bei den Teamleiterinnen und –leitern.

Ist die Veranstaltung in vollem Gange, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Um keine Material-Engpässe entstehen zu lassen, für eine angenehme Atmosphäre zu sorgen und reibungslose Arbeitsabläufe für alle Mitarbeiter garantieren zu können, sollten Teamleiter die Jobs und Vorgänge der einzelnen Posten während der ganzen Veranstaltung im Auge behalten. Nach den Veranstaltungen werden bei der Übergabe der Arbeitsplätze die Sauberkeit sowie Materialbestände überprüft. Dabei geht es weniger um ein “im Nacken sitzen”, als darum gleichbleibende Qualität und besten Service bieten zu können.

Wenn einer richtig gut zuhören können muss, dann unsere Teamleiter. Ob in der Gastronomie, an der Garderobe, beim Einlass oder dem Backstage-Bereich: Für die Sorgen und Fragen von Mitarbeitern, Gästen und Künstlern müssen sie immer ein offenes Ohr haben. Dabei gilt es einen kühlen Kopf zu bewahren, diplomatisch auf Feedback zu reagieren und gemeinsam mit dem Team schnelle, effiziente Lösungen zu finden. Hierfür werden in regelmäßigen Meetings Situationen Revue passiert und miteinander besprochen, damit jeder Teamleiter auch zukünftig vorbeireitet und selbstsicher reagieren kann.

Damit kein eventteam-Mitarbeiter das Gefühl hat, nicht gut vorbereitet zu sein, übernehmen unsere Teamleiterinnen und Teamleiter auch teilweise die Jobs der Einarbeitung und Fortbildung ihrer Teamkollegen. Dazu gehören neben allgemeinen Trainings im richtigen Umgang mit Gästen, das Erklären individueller Aufgabenbereiche auch kurzweilige Weiterbildungen im Bereich Gastro-Service und Veranstaltungssicherheit. In den Briefings vor jedem Einsatz gibt der Teamleiter tagesaktuelle Besonderheiten und kleinere Insidertipps weiter.