Meldestelle nach Hinweisgeber-schutzgesetz

Als Unternehmen tragen wir die Verantwortung dafür, regel- und gesetzeskonform zu agieren und Verlässlichkeit und Vertraulichkeit in unserem Umgang mit möglichem Fehlverhalten und Verstößen zu gewährleisten. Wir sind daran interessiert, entsprechende Vorgänge frühzeitig zu entdecken, aufzuklären und abzustellen – hierfür können Meldungen aus der Belegschaft hilfreich sein.

Unsere Meldestelle bietet Mitgliedern unseres Unternehmens die Möglichkeit, Hinweise über vermeintliche oder tatsächliche rechtliche Verstöße zu melden. Im Zuge der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes wurde eine interne Meldestelle geschaffen, die es ermöglicht, in diesem Gesetz aufgeführte Rechtsverstöße aufzudecken, sofern diese mit den Aktivitäten unseres Unternehmens in Zusammenhang stehen. Wichtig dabei ist, dass hier ein sicheres Hinweisgebersystem bereitsteht und Hinweisgebende (sogenannte „Whistleblower“) keine Repressalien aufgrund ihrer Hinweise fürchten müssen.

Bei der Hinweisgebung kann zwischen der Meldung via Online-Formular oder Sprachübermittlung gewählt werden. Die Meldung über das Online-Formular kann überdies anonym genutzt werden. Jede eingehende Information wird geprüft und nachverfolgt.

Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit eines Hinweises über das Portal des Bundesamtes für Justiz. Natürlich kannst Du Dich ggf. auch jederzeit an die Polizei und andere Strafverfolgungsbehörden werden.

Für welche Art von Hinweisen dient dieser Kanal?

Liegt ein Verdacht auf strafbare Handlungen und/oder Verstöße vor, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, ist ebendieser Kanal für die Übermittlung von Hinweisen vorgesehen. Unsere Meldestelle ist ausschließlich für Hinweise gemäß Hinweisgeberschutz vorgesehen.

Mögliche Beispiele hierfür sind:

  • Straftaten
  • Bußgeldbewehrte Verstöße
  • Verstöße gegen das Kartellrecht
  • Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen
  • Verstöße gegen Handelssanktionen
  • Verstöße gegen Vorschriften der Arbeitssicherheit
  • Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsbedenken
  • Verdacht auf Betrug (Veruntreuung oder Fehlverhalten in der finanziellen Berichterstattung)
  • Bestechung und Korruption
  • Menschenrechtsverletzung
  • (Sexuelle) Belästigung
  • Machtmissbrauch und Interessenkonflikte
  • Mobbing oder Diskriminierung
  • Offenlegung vertraulicher Geschäftsinformationen
  • Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber, die sich in gutem Glauben äußern

Für Hinweise auf andere und nicht vom HinSchG erfasste Verstöße oder den Verdacht auf ebendiese sollten Hinweisgebende zunächst Kontakt mit den direkten Vorgesetzen und/oder mit den zuständigen Ansprechpersonen im Unternehmen suchen. Hierbei verweisen wir insbesondere auf unser Online-Formular für Feedback aus dem operativen Tätigkeitsbereich, die Personalabteilung (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) für vertrags- und personalrechtliche Anliegen, sowie auf die Unternehmenskommunikation (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!).

Wer kann Hinweise abgeben?

Eine Meldung darf nur abgegeben und kann nur dann nachverfolgt werden, wenn

  • die übermittelnde Person bei eventteam beschäftigt ist,
  • die übermittelnde Person sich aktuell im Bewerbungsverfahren befindet und eine berufliche Tätigkeit bei eventteam absehbar ist,
  • die übermittelnde Person als Geschäftspartner:in von eventteam fungiert (z.B. Dienstleister, Lieferanten, Kunden) oder
  • die übermittelnde Person als selbstständige:r Handelsvertreter:in tätig ist.
Welche Hinweise sind hier nicht abzugeben?

Die Meldestelle dient nicht der Meldung von z.B.:

  • Nicht vom HinSchG erfassten Problemen, die im Zuge der Beschäftigung auftreten können (z.B. Differenzen über Vertragskonditionen, Gehalt und Sozialleistungen, Leistungsbeurteilungen). Hier sind die direkten Vorgesetzten und das Personalwesen die passenden Ansprechpersonen
  • Punktuellen Problemen, die im Zuge der Beschäftigung auftreten (z.B. tätigkeitsbezogene Abläufe und Vorkommnisse). In solchen Fällen sollte die Ansprache direkter Vorgesetzter erfolgen (im operativen Bereich: Teamleitungen, Foyerleitungen, im administrativen Bereich: Bereichs- und Abteilungsleitungen). Alternativ steht für die anonyme und asynchrone Meldung ein Online-Formular zur Verfügung
  • Kundenbeschwerden, welche im Zusammenhang mit z.B. mangelhafter Auftragserfüllung oder Problemen bei der Auftragserfassung oder Abrechnung stehen. Diese sind unverzüglich an den oder die Vorgesetzte:n bzw. unsere Kundenansprechpersonen zu melden.
  • Private (rechtliche) Streitigkeiten ohne Bezug zur Beschäftigung
  • Anschuldigungen, deren Unwahrheit dem Hinweisgebenden bereits bekannt ist. Unter Umständen können in diesem Fall strafrechtliche Konsequenzen folgen.
Was geschieht mit Deinem Hinweis?

Deine Meldung geht nach dem Absenden bei der Geschäftsführung von eventteam ein. Werden Kontaktmöglichkeiten angegeben, erhält der:die Hinweisgebende innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang der Meldung.

Jeder eingehende Hinweis wird geprüft und nachverfolgt, sofern die oben genannten Kriterien erfüllt sind. Der gesamte Vorgang wird streng vertraulich behandelt; dabei führen wir unsere Vorabprüfungen und Untersuchungen unabhängig, fair und unvoreingenommen in Bezug auf alle beteiligten Parteien durch. Im Rahmen der Hinweisverfolgung und ggf. bei der Ergreifung von daraufhin vorzunehmenden Maßnahmen werden nur so viele interne oder externe Dritte hinzugezogen, wie dafür notwendig sind und nur so, dass im Sinne der Hinweisgebenden oder Beschuldigten möglichst keine konkreten Rückschlüsse auf diese gezogen werden können. Wurden Kontaktdaten angeben, kann die hinweisgebende Person für die Schließung von Informationslücken kontaktiert werden.

Binnen drei Monaten wird der:die Hinweisgebende bei angegebenen Kontaktdaten über ergriffene Maßnahmen informiert, beispielsweise über interne Untersuchungen oder die Weiterleitung an zuständige Behörden.

Was passiert, wenn ich meinen Hinweis anonym abgeben möchte?

Die Möglichkeit der anonymen Meldung ist bei unserem Online-Formular gewährleistet und steht dem Hinweisgebenden frei zur Auswahl. Bei der Sprachübermittlung von Hinweisen kann die Angabe von Kontaktdaten verneint werden, allerdings können wir die Anonymität hier nicht sicherstellen, da aufgrund automatischer Rufnummernübermittlung und der unverschlüsselten/direkten Übermittlung der Stimme Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebenden gezogen werden könnte.

Sollte die Angabe von Kontaktdaten abgelehnt werden, ist zu beachten, dass die Schilderungen eine vollständige Darstellung und entsprechende Detailtiefe erfordern, damit Hinweise hinreichend verfolgt werden können. Denn in diesem Falle können keine Rückfragen an den Hinweisgebenden gestellt werden. Des Weiteren ist zu beachten, dass den gesetzlich geforderten Rückmeldefristen nur entsprochen werden kann, wenn ein Hinweis nicht anonym erfolgt.

Im Falle, dass im Zuge der Hinweisgebung die Nennung von Zeugen erfolgt, werden wir explizit nachfragen, ob wir diese kontaktieren dürfen – auch dies kann durch den Hinweisgebenden verneint werden.

Welche Informationen muss ich bei der telefonischen Meldung unbedingt mit angeben?

Solltest Du Deinen Hinweis über das telefonische Meldesystem abgeben, ist es besonders wichtig, dass Du uns hierbei die Hintergründe ausführlich schilderst. Dies gilt insbesondere dann, wenn Du Deine Meldung anonym abgibst und wir Dir somit keine Rückfragen stellen können. Dies könnte u.U. dazu führen, dass ein Hinweis beim Fehlen notwendiger Informationen nicht weiter verfolgt werden kann.

Bitte achte bei der telefonischen Übermittlung Deines Hinweises also bitte darauf, mindestens die untenstehenden Punkte und Fragen zu berücksichtigen:

  • Bitte schildere uns so ausführlich wie möglich die Hintergründe Deines Hinweises.
  • Handelt es sich um ein einmaliges Vorkommnis?
  • Wann und wo genau hat sich das bzw. haben sich die Vorkommnisse ereignet?
  • Ist bereits eine externe Meldung und/oder Strafanzeige erfolgt und wenn ja, durch wen?
  • Gibt es Zeugen und wenn ja, dürfen wir diese kontaktieren? In diesem Fall benötigen wir bitte die entsprechenden Kontaktangaben der ernannten Zeugen.

Datenschutzrechtliche Informationen zum Umgang mit eingehenden Meldungen:

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Tel. +49 (0) 40 421 080
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