Die eventteam Mitarbeitenden-umfrage 2024

02.09.2024

Liebes eventteam,

auch in diesem Jahr haben wir eine unternehmensweite Mitarbeitenden-Umfrage durchgeführt. Im Mai 2024 haben wir Euch dazu aufgefordert, Euer allgemeines sowie projektbezogenes Feedback mit uns zu teilen und einen entsprechenden Fragenkatalog zu beantworten. Wir wiederholen diese Umfrage jährlich, um die Ergebnisse miteinander in Relation zu setzen und die Qualität und Nachhaltigkeit unserer Reaktion und Maßnahmen zu überprüfen. So erfassen wir nicht nur die Meinung der neu hinzugekommenen Mitarbeitenden, sondern können auch erkennen, ob sich Eure Einschätzung zu den verschiedenen Themenbereichen verändert.

Ein paar Worte vorab...

Die zurückliegenden Wochen haben wir genutzt, um uns die Ergebnisse der diesjährigen Umfrage genau anzusehen, zusammenzuführen, Entwicklungen zu erkennen, Eure Äußerungen nachzuvollziehen und zu kategorisieren, Schlussfolgerungen abzuleiten und die gewonnenen Erkenntnisse zu ordnen. Gern möchten wir die Ergebnisse der Umfrage mit Euch teilen, um zum Auftakt der Veranstaltungssaison einen Einblick in die Zahlen/Daten/Fakten und die damit verbundenen Hintergründe zu geben. Gleichzeitig möchten wir auch einen Ausblick geben, zu welchen Punkten bereits Prozesse angestoßen und konkrete Maßnahmen geplant oder in der Umsetzung sind. Da in den vergangenen Jahren, vor dem Hintergrund der raschen Vergrößerung des Unternehmens und der gleichzeitigen Bewältigung von Tagesgeschäft und Entwicklungsthemen, eine Vielzahl an Veränderungsprozessen bei eventteam angestoßen wurden, erstrecken sich diese teilweise über sehr lange Zeiträume. Aus diesem Grunde werden wir in den Ausführungen u.a. auch die Umfrageergebnisse aus den Jahren 2022 und 2023 miteinbeziehen.

Zu den Umfrage-Ergebnissen (PDF)

Was bisher geschah...

Rückblick 2022 – Premiere für die unternehmensweite Umfrage. Wir haben erstmals alle Mitarbeitenden an den unterschiedlichen Standorten zu ihrer Zufriedenheit befragt. Dabei haben wir an unterschiedlichen Stellen Handlungsbedarf festgestellt, u.a.: Die Frage nach vereinfachenden digitalen Tools für die Dienstplanerstellung, Schichtvergabe und Arbeitszeiterfassung, der Wunsch nach Team- und Teambuildingevents, mehr Informationen zu Möglichkeiten der internen Weiterentwicklung, der Bedarf zentraler Informationsmöglichkeiten für die Beantwortung wiederkehrender Fragen (FAQs), sowie Optimierungsbedarf in puncto der Einarbeitung sowie Möglichkeiten, Feedback äußern zu können.
Die Rückmeldungen waren hilfreich und haben einige, zu dem Zeitpunkt bereits im Hintergrund angestrebte oder begonnene, Entwicklungen weiter bestärkt, sowie bei der Identifikation und Priorisierung weiterer Themen geholfen.

Viele der damals angestoßenen Projekte begleiten uns bis heute und werden dabei kontinuierlich weiterentwickelt und auf Optimierungsmöglichkeiten geprüft. Dienstpläne werden mittlerweile per APP gebucht und die Arbeitszeiten via QR-Code digital erfasst. In den Büros verstärken wir seither das digitale Arbeiten, intensivieren die Nutzung von Intranet und cloud-basierten Anwendungen. Anhand monatlicher Updates informieren wir die gesamte Belegschaft über interne Stellenausschreibungen, allgemeine Ankündigungen und Informationen aus dem Unternehmen, sowie über standort- oder projektbezogene Events & Aktionen. Im Dezember 2022 gab es ein Weihnachtsfest in Hamburg, im Sommer 2023 und 2024 feiern wir an allen Standorten Sommerfeste, laufen gemeinsam den B2Run-Firmenlauf und freuen uns, dass in jedem Jahr die Teilnehmendenzahlen steigen und es so viel positiven Zuspruch für die gemeinsamen Erlebnisse gibt.

Die Umfrageergebnisse im darauffolgenden Jahr (2023) haben sich in den Aussagen nicht grundlegend verändert, wurden aber deutlich diverser. Das liegt daran, dass die Fragestellungen z.T. etwas „nachgeschärft“ wurden, sowie die unternehmensweite Umfrage in deutlich mehr Teil-Umfragen für die einzelnen Projekte je Standort unterteilt wurde. 2022 ließen sich die Feedbacks zwar einem konkreten Standort, nicht immer aber einem konkreten Projekt zuordnen. Durch die Erweiterung der Umfrage wurde die Auswertung zwar deutlich komplexer und weniger vergleichbar mit der Vorjahresumfrage, hat jedoch eine genauere Zuordnung der Rückmeldungen ermöglicht und bspw. bestehende Unterschiede zwischen den Projekten aufgezeigt. So konnten wir u.a. erkennen, dass zu identischen Fragestellungen zwischen den einzelnen Projekten/Venues mitunter sehr unterschiedliche Zufriedenheitswerte vorherrschen.

Eine Zusammenführung der Ergebnisse und die Formulierung pauschaler „Baustellen“ im Bereich der Operation erscheint angesichts dieser komplexen Ergebnismatrix keineswegs zielführend, sondern wirft vielmehr die Frage auf: Auf welche übergreifenden Themen müssen wir uns fokussieren, um möglichst viele Aspekte abzudecken und eine Verbesserung für möglichst viele Projekte gleichzeitig zu erzielen? Vom Großen ins Kleine, von Innen nach Außen. Wo kann und sollte man nach übergreifenden Lösungen suchen, wo ist es nicht möglich? Wie wirken wir den kritischen „Ausreißern“ und einem eventuellen „Ausfransen“ des Zugehörigkeits-gefühls entgegen und tragen eine gemeinsame Unternehmensidentität, während eventteam doch kontinuierlich weiter wächst und neue Projekte hinzukommen?

Der Großteil von Euch ist in kurzfristigen oder geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen für bzw. mit uns tätig und hat dementsprechend z.T. ganz andere Lebensmittelpunkte (Familie, Hauptjob, Studium, etc.). Eine positiv erlebte und wertschätzende Zusammenarbeit hat für das Unternehmen jedoch auch unabhängig von Beschäftigungsverhältnis Priorität, und bei Teamarbeit gehören alle dazu, damit’s funktioniert und Spaß macht. Wie können wir also gemeinsame Ziele verfolgen und ein konsistentes eventteam-Gefühl erlebbar machen, befinden wir uns alle doch in verschiedenen Städten, an unterschiedlichen Arbeitsplätzen zwischen Büro und/oder Venues, geprägt von den jeweiligen kunden- und standortspezifischen Rahmenbedingungen, Herausforderungen und Einflüssen?

Was passiert gerade?

Diesen Fragen sind wir im vergangenen Jahr in erster Linie strategisch begegnet und haben den Fokus u.a. auf strukturelle Entwicklungsprozesse gesetzt, um etwas „tiefer“ anzusetzen und statt kurzfristiger Einzel-/Individualentscheidungen etwas grundlegender hinzuschauen: Strukturen, Verantwortungen, Kompetenzen, Zusammenarbeit und Prozesse. Dies passiert zu einem großen Teil erstmal „hinter den Kulissen“ – in der Verwaltung – und ist somit für den Großteil unserer Teammitglieder vor Ort in den Venues mitunter gar nicht vollumfänglich ersichtlich oder direkt spürbar.

Unternehmensleitbild und -identität

Wir haben versucht, Euch an einzelnen Punkten miteinzubeziehen und hier und da durchblicken zu lassen, welche Gedanken das Unternehmen gerade beschäftigen. Beginnend mit der Formulierung eines Leitbildes (Warum machen wir überhaupt das, was wir tun?) und den eigenen Werten & Überzeugungen (Wie machen wir das, was wir tun?) hin zum Hinterfragen, Neubewerten und Schärfen der eigenen Unternehmensidentität, sowie deren Übersetzung in ein Corporate Branding und ein überarbeitetes Corporate Design.

Fortlaufende Digitalisierung

Auch laufende Digitalisierungsprozesse sind zum Teil in Eurem Arbeitsalltag spürbar geworden (Online-Bewerbungsformular und Check-In sowie APP zur Dienstplanung). Die APP und die dahinterliegende Software werden kontinuierlich weiterentwickelt, um zukünftig als digitale Schnittstelle innerhalb des Unternehmens zu fungieren, über die alle Kernprozesse zukünftig zentral verwaltet und gesteuert werden sollen.

Einführung Qualitätsmanagement

Stichpunkt Prozesse: Mit dem Aufbau der Abteilung „Qualitäts- und Arbeitsschutzmanagement“ und dem Aufbau eines Qualitätsmanagements strebt das Unternehmen nicht „nur“ eine ISO-Zertifizierung an, sondern hat eine zentrale Instanz geschaffen, von der aus die Prozess- und Wissensdokumentation, Dokumentenlenkung und Qualitätssicherung unter Berücksichtigung der entsprechenden ISO-Normen gesteuert wird. Hierzu findet Ihr übrigens auch weitere Hinweise in Euren aktualisierten Handbüchern, die Euch kürzlich in aktueller Form und mit ein paar Hinweisen zum Qualitätsmanagement zugesandt wurden wurden.

Führungsebene

Auch innerhalb der Organisationsstruktur ist einiges passiert. Die Führungsebene des Unternehmens hat ihre Zusammenarbeit im vergangenen Jahr neu organisiert, u.a. um als autarkes Gremium über Themen und Fragestellungen der Unternehmensentwicklung im Kreise der Abteilungsleitungen aller Standorte gemeinschaftlich zu entscheiden und insbesondere bei neuen und sich verändernden Prozessen den Informationsaustausch und Workflow zwischen den Abteilungen abzustimmen und zu optimieren. Es wurden Informationen gesammelt (u.a. durch Umfragen und Feedbacks), Kennzahlen ermittelt, Markt- und Selbstanalysen durchgeführt, Strategiemeetings und -vereinbarungen getroffen, um zu bewerten: Wo stehen wir, wo wollen wir hin und was muss dafür passieren?

Rollen "Projektleitung" und "Projektassistenz"

Anhand struktureller Veränderungen, also der Um- und Restrukturierung bestehender Abteilungen, wurden Verantwortungen definiert und verteilt, Prozesse verschlankt, Lücken geschlossen und Schnittstellen gestaltet. So wurden z.B. in der Operation Projektleitungen benannt und teilweise Zwischenleitungsebenen geschaffen (Projektassistenzen).

Umstrukturierung in der Operation | Pilot-Unit "Laeiszhalle"

Mit der „Pilot-Unit Laeiszhalle“ arbeiten wir aktuell an einer Umstrukturierung innerhalb des operativen Geschäfts. Diese startet zur neuen Saison in Hamburg; der davon betroffene Mitarbeitendenpool wurde hierzu bereits informiert. Grundsätzlich streben wir an, insbesondere an großen Standorten autarkere, kleinere Einheiten („Units“) zu bilden und in den Projekten wieder enger und im direkten Austausch mit unseren örtlichen Teams zusammenzuarbeiten. Wir möchten mehr Nähe schaffen zwischen den Projektverantwortlichen und Mitarbeitenden, unsere Ansprechbarkeit gewährleisten und verbessern und den Austausch untereinander somit persönlicher gestalten, um auf Eure individuellen Wünsche und Bedürfnisse eingehen zu können. Die Learnings aus dem Pilot-Projekt in der Laeiszhalle werden wir dann bei der Umstrukturierung der sukzessiv folgenden Projekte anwenden. Über anstehende Änderungen an Eurem Standort bzw. in Eurem „Stammhaus“ werdet Ihr selbstverständlich rechtzeitig informiert.

Wir hoffen, Euch mit diesen Einblicken einen Eindruck von dem vermitteln zu können, was gerade bereits im Hintergrund angestoßen wurde und welche Maßnahmen bereits in die Umsetzung gebracht wurden. Wir streben an, langfristig und unternehmensweit – also projekt- und standortübergreifend – Lösungen zu finden, die nachhaltig wirken und an den Punkten ansetzen, die wir als global identifizieren können und auch so behandeln wollen. So möchten wir eine gewisse Kontinuität der Weiterentwicklung sowie deren Einbettung in einen gesamtunternehmerischen eventteam-Kontext sicherstellen.
Diese großen Veränderungsprozesse bedingen angesichts der mittlerweile erreichten Unternehmensgröße und deren Verteilung auf unterschiedliche Städte und Einsatzorte eine gewisse Vorbereitung. Sie beginnen daher im „Inneren“ und werden bzw. können erst nach und nach im „Außen“, also vor Ort in den Venues, spürbar werden. Wir möchten Euch anhand der obenstehenden Einblicke zeigen, dass Eure Rückmeldungen gehört werden und Einfluss haben auf das, was innerhalb des Unternehmens passiert.

Neben den zugrundeliegenden, strukturellen Anpassungen sehen wir das projektspezifische Feedback, welches von Haus zu Haus zum Teil unterschiedlich ausfällt und bei der Vielzahl an Projekten also auch eine Vielzahl individueller Herausforderungen und Fragestellungen mit sich bringt. Dies liegt u.a. an den unterschiedlichen externen Rahmenbedingungen, aber auch an internen Faktoren wie voneinander abweichenden Strukturen, Abläufen und Tools. Aus der Vergangenheit heraus können wir sagen: Was wir zugunsten unserer Mitarbeitenden verändern können, das versuchen wir auch mit aller Kraft und Ausdauer. Bei einigen wiederkehrenden Punkten, die uns bereits in den letzten Jahren in den Feedbacks begegnet sind, müssen wir jedoch auch wieder feststellen: Es gibt gewisse Punkte innerhalb unserer Tätigkeit, auf welche wir als dienstleistendes Unternehmen keinen oder nur bedingten Einfluss haben. Eure Projektleitungen haben die spezifischen Umfrageergebnisse erhalten und sich intensiv mit den Ergebnissen auseinandergesetzt. Für die Ableitung und kontinuierliche Verfolgung weiterer projektspezifischer und projektübergreifender Maßnahmen sehen wir vor, innerhalb des Unternehmens erforderliche Kapazitäten zu schaffen und diese mit den benötigten Ressourcen ausstatten.

Fazit & Ausblick

Wir möchten uns bei Euch für die Teilnahme an der diesjährigen Umfrage bedanken. Bei Fragen hierzu melde Dich gern beim Fachbereich Kommunikation unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein..

Beste Grüße,
Dein eventteam.